• HOME >
  • 大学案内 >
  • 獨協大学の社会的取組|個人情報保護に関する獨協大学の取り組み

個人情報保護に関する獨協大学の取り組み

 獨協大学では、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)や関連のガイドラインを遵守しながら、学生及び学生の保証人の個人情報を取扱う場合に生じる人権侵害から個人を保護するために、「個人情報の保護に関する規程」「個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する規程」を定め、個人情報の適正な収集、利用、管理及び保存を図り、本学での個人情報の取扱いに伴う本人の権利、利益及びプライバシーの保護に努めています。
  なお、平成29年の個人情報の保護に関する法律の改正に伴い、本学の規程も必要な改正を行いました。

1.対象とする個人情報について

 獨協大学の「個人情報の保護に関する規程」において対象としている「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、本学の学生(オープンカレッジ受講生を含む。)、卒業生その他在籍した学生の情報、学生の保証人の情報をいいます。個人の名前が記載されている情報だけでなく、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものや、マイナンバー(個人番号)や音声などの個人識別符号も含みます。また「個人データ」とは、学生の個人情報などを電子ファイル化などにより検索できるように体系化したもので、本学が組織的に保有している個人情報データベースを構成する個人情報をいいます。
  また、平成29年の法律改正に伴い、新たに加わった個人情報として「要配慮個人情報」があります。「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別や偏見などの不利益が生じないように、その取扱いに特に配慮を要する個人情報をいいます。

2.利用目的の特定

 学生及び保証人の個人情報は、以下のとおり、本学の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用します。また、卒業後に大学及び同窓会からの連絡、各種証明書の交付のために利用することがあります。

(1)学生の個人情報の利用目的

入学関係: 入学志願者に対する選抜試験運営、入学手続き(編入学、再入学を含む)、大学案内送付
学修関係: 学生証交付、履修相談・学修指導、学業奨励、履修登録、教職等諸資格課程登録、授業・試験運営、学修支援、成績処理、単位認定、進級・卒業判定、諸資格判定、学位授与、協定校単位互換による履修、長・短期海外留学、国際交流
学籍関係: 休学・復学・退学・除籍手続、転学部・転学科手続
学生生活: 学生生活全般にかかわる指導・助言、福利厚生施設の紹介、奨学生選考、奨学金交付・償還、定期健康診断、日常的な健康相談、カウンセリング、課外活動支援、弔慰、災害見舞
進路関係: キャリア(進路)形成支援、求職登録、就職斡旋、資格取得のための課外講座運営
施設等利用: 図書館、情報インフラ・ネットワーク、教室、体育施設等
その他: 各種連絡・通知、諸証明書発行、用具・備品等の貸与、学則による賞罰、授業料納入処理、一般社団法人獨協大学同窓会 の要請による案内(同窓会入会、学生総合保険加入、海外旅行傷害保険加入、卒業アルバムの写真撮影及び配布)

(2)保証人の個人情報の利用目的

 学生の学修指導等に必要な連絡。各種送付物(大学ニュース、学業成績通知書、学費納付書、大学行事案内、特別講座への参加案内、大学を後援していただくためのご依頼、学生向けの送付物で確実に受領される必要のある案内、一般社団法人獨協大学同窓会・獨協大学父母の会・学友会・獨協大学教職員組合からの案内)の発送。

3.適正な収集・利用目的の通知等

(1)適正な取得

 個人情報の収集は、学生本人から、適正かつ公正な手段により収集します。なお、思想、信条及び信教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項等の調査を目的とした個人情報の収集は行いません。また、要配慮個人情報の収集を行う場合には、原則として、あらかじめ学生本人の同意を得た上で収集します。
 なお、本学はその教育課程において、学生の個人データに、成績、健康管理、課外活動などの情報を付加したものをデータベース化し、「保有個人データ」としています。

(2)利用目的の通知等

 個人情報を収集した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、その利用目的を本人に通知し、又は公表します。また、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表します。
  なお、本学の各窓口において申請手続が行われる場合には、目的外利用を行わない旨の通知を掲示物で表示することで、本人に公表したものとみなしています。

(3)目的外利用等

 学生、保証人から収集した個人情報をやむを得ず前述の利用目的以外に利用した場合は、その旨及び内容を速やかに本人及び個人情報保護管理者(学長)に書面により通知します。なお、目的外利用は必要な場合のみ限定的に行うこととしています。

4.個人データの第三者への提供

 本学では、あらかじめ本人の同意を得た上で、学生の個人データを以下のとおり第三者に提供することがあります。
また、これ以外に提供の必要性が生じた際には、その都度、本人への意思確認を行います。
  なお、本学は、学生の在学時及び卒業後のきめ細かなサービス提供のため、学生及び保証人の個人データに関して、一般社団法人獨協大学同窓会と共同利用させていただいています 。

(1)学生の学業成績等、学修状況を学生の保証人に提供する場合

 本学では、保証人(ご父母等)と連携した個別学修指導を教育上有用な取り組みと考えており、学期末の成績が確定した段階で保証人宛に「成績通知表」を送付し、学修状況に関する問い合わせや相談等に応じています。また、父母懇談会においても、学生の単位修得状況や進級・卒業条件の充足度などを保証人の皆様に提示しながら、学生の進学や就職、学生生活に関して個別面談を行っています。
  「個人情報の保護に関する規程」に基づけば、学生本人が同意しない場合、原則として当該学生の学業成績等、学修状況に関する情報を保証人にお伝えすることができませんが、本学では学生本人から「保証人への成績開示の停止申請書」の提出がなければ、保証人への成績開示について同意があったものとみなします。なお、入学後に学生本人からの求めに応じて、保証人への成績開示を停止することは可能です。

(2)学生の名簿を作成、開示する場合

 本学では、原則として学生の個人データを第三者に提供することはありません。ただし、以下の教育指導、学生交流、卒業生交流などの場合に、請求者の安全・管理体制を確認し、あらかじめ本人の同意を得て第三者に提供することがありますが、健康診断等の結果などの要配慮個人情報については、原則として提供しません。

①教育指導

 外国語教育などにおけるe-ラーニング、検定試験及び実務実習などにおいて、公共機関や学外の関連業者に教育を委託する場合。

②学友会及びクラブ活動

 学生の指導、相互交流を図るための課外活動において必要なときに、指導教員又は担当事務局が責任を持って管理することを条件に、学生氏名、学籍番号、連絡先のリストを作成する場合 。

③同窓会活動および同窓会の経営する株式会社デュオの営業

 本学の同窓会である一般社団法人獨協大学同窓会の諸活動(会員名簿の管理、会報の発行および発送、支部の運営、在学生支援、卒業アルバム製作および配布)ならびに同窓会が学内において支援サービスのため設立している株式会社デュオの業務(学生総合保険、書籍販売、旅行斡旋、不動産紹介、印刷請負)実施のため必要な場合。

④ゼミ、クラス及び学友会、クラブ活動における卒業生同士の会合

 大学を卒業、中退した者が相互の懇親のための会合を持つ場合等で、一般社団法人獨協大学同窓会又は所属した指導教員から文書による依頼があった場合。なお、必要に応じて、本学又は同窓会が代行して本人の意思確認を行うことがあります。

5.データ内容の正確性の確保及び安全管理措置

 本学は、個人情報の安全性及び信頼性を確保するため、当該個人情報を最新の状態に保つよう努め、漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じます。
 本学が個人情報の取扱いの全部又は一部を外部委託する場合は、当該個人情報の適正な取扱いに関して契約書等で内容を明確にした上で、委託業者に対する必要かつ適切な監督を行います。

6.開示・訂正・利用停止要求等

(1)開示

 学生本人から、当該学生が識別される保有個人データの開示を書面又は口頭により求められたときは、身分証明書等により本人確認を行った上で、当該保有個人データを開示します。ただし、開示請求に係る保有個人データについて開示しないことが相当であると判断されるときは、当該保有個人データの全部又は一部について開示しないことがあります。その際には、本人に対して、開示しない理由を書面により通知しますす。

(2)訂正等

 学生本人から、当該学生が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、当該保有個人データの内容訂正、追加又は削除を求められたときには、利用目的の達成に必要な範囲内において、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行います。

(3)利用停止等

 学生本人から、当該学生が識別される保有個人データの収集、利用及び提供が「個人情報の保護に関する規程」に違反しているという理由によって、当該保有個人データの利用停止又は消去を求められたときには、必要な調査を行い、その求めに理由があることが判明した場合に、違反の是正に必要な限度かつ本学の対応が可能な範囲で、当該保有個人データの利用停止又は消去を行います。

7.管理、組織体制

 個人情報保護管理者(学長)は、本学における個人情報の適正な取り扱い(収集、利用、提供、削除等)を司る責任を有します。個人情報維持管理者(各学部長、付属機関の長など)は、その所管する業務の範囲内における個人情報の収集及び維持管理に関し、「個人情報の保護に関する規程」の定めに従い、適正に取り扱う責任を有します。個人情報情報管理者(施設事業部長)は、情報システムにおける個人データを適正に管理運用する責任を有します。また、本学の個人情報の保護に関わる重要事項を審議するため、個人情報保護委員会(事務所管:総務課)を設置しています。

このページのトップへ