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個人情報保護に関する獨協大学の取り組み

 獨協大学では、平成17年4月から施行された個人情報保護法や関連の政令、文部科学省、厚生労働省、経済産業省が定める指針等の基準を遵守しながら、個人情報を取り扱う場合に生じる人権侵害から個人を保護するため「個人情報の保護に関する規程」を定めています(平成12年度制定)。この規程により、大学が保有する個人情報の取り扱いについて必要な事項を定め、個人情報の適正な収集、利用、管理および保存を図り、本学での個人の権利、利益およびプライバシーの保護に努めています。なお平成29年春の改正個人情報保護法全面施行に伴い、 記載内容については変更の可能性があります。

1.対象とする個人情報について

 獨協大学の「個人情報の保護に関する規程」において対象としている学生個人情報は、学生(オープンカレッジ受講生を含む。)、卒業生その他在籍した学生の情報、学生の保証人の情報です。個人の名前が明示されている情報のみならず、何らかの形で個人を識別できる情報も含みます。
 これらの個人情報を集めて電子計算機処理し、もしくは手書きでも検索可能なように体系化したものを「個人情報データベース」といいます。例えば学生の成績データなどが該当します。

2.利用目的の特定

 学生(現在および過去の学生ならびに本学で教育を受けようとした者)、保証人(ご父母等)の個人情報は、以下のとおり、本学の教育研究および学生支援に必要な業務を遂行するために利用します。なお、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について本人に通知または公表します。また、卒業後に大学および同窓会からの連絡、各種証明書の交付のために利用することがあります。

(1)学生の個人情報

入学関係: 入学志願者に対する選抜試験運営、入学手続き(編入学、再入学を含む)、大学案内送付
学修関係: 学生証交付、履修相談・学修指導、学業奨励、履修登録、教職等諸資格課程登録、授業・試験運営、学修支援、成績処理、単位認定、進級・卒業判定、諸資格判定、学位授与、協定校単位互換による履修、長・短期海外留学、国際交流
学籍関係: 休学・復学・退学・除籍手続、転学部・転学科手続
学生生活: 学生生活全般にかかわる指導・助言、福利厚生施設の紹介、奨学生選考、奨学金交付・償還、定期健康診断、日常的な健康相談、カウンセリング、課外活動支援、弔慰、災害見舞
進路関係: キャリア(進路)形成支援、求職登録、就職斡旋、資格取得のための課外講座運営
施設利用: 図書館、情報インフラ・ネットワーク、教室、体育施設等
その他: 各種連絡・通知、諸証明書発行、用具・備品等の貸与、学則による賞罰、授業料納入処理、一般社団法人獨協大学同窓会の要請による案内(同窓会入会、学生総合保険加入、卒業アルバムの写真撮影および配布)

(2)保証人の個人情報

 学生の学修指導等に必要な連絡。各種送付物(大学ニュース、学業成績通知書、学費納付書、大学行事案内、特別講座への参加案内、大学を後援していただくためのご依頼、学生向けの送付物で確実に受領される必要のある案内、一般社団法人獨協大学同窓会・獨協大学父母の会・学友会・獨協大学教職員組合からの案内)の発送。

3.適正な取得・利用目的の通知等

(1)適正な取得

 学生個人情報を取得するときは、適正な手段により取得します。なお、思想、信条および宗教に関する個人情報は、いかなる理由があろうともこれを取得しません。
 大学は、その教育課程において、学生個人情報に、成績、健康管理、課外活動などの情報を付加し保有します。

(2)利用目的の通知等

 本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記載された個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示します。利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知または公表します。
 ただし、大学の各窓口において申請手続きのおこなわれる場合、当該目的以外には情報利用をおこなわない旨の通知を掲示物で表示する場合があります。

(3)目的外利用等

 学生、保証人の個人情報を届け出られている目的以外に利用する等は、保護管理者に届け出て、必要な場合に限り限定的におこないます。

4.学生個人情報の第三者提供

 本学では、あらかじめ本人の同意を得た上で、学生の個人情報を以下のとおり第三者に提供することがあります。なお、これ以外に提供の必要性が生じた際には、その都度、本人から意思確認の手続きを取ります。

(1)学生の学業成績等、学修状況を保証人に提供する

 本学では、保証人(ご父母等)と連携した個別学修指導を教育上有用な取り組みと考えており、学期末の成績が確定した段階で保証人宛に「成績通知表」を送付し、学修状況に関する問い合わせや相談等に応じています。また、父母懇談会においても、学生の単位修得状況や進級・卒業条件の充足度などをご父母のみなさまに提示しながら、学生の進学や就職、学生生活に関して個別面談をおこなっています。しかしながら、個人情報の保護に関する法律に従い、学生本人が同意しない場合には、学業成績等、学修状況に関する情報を保証人にお伝えすることができません。
 「保証人への成績開示の停止申請書」により、学生から不同意とする明示の意思表示がなされない限り、保証人への成績開示について同意があったものとみなします。なお、入学後に本人からの求めに応じて「同意」の有無を変更することは可能です。

(2)学生の名簿を作成、開示する場合

 本学では、原則として学生の個人情報を第三者に知らせることはありません。ただし、以下の教育指導、学生交流、卒業生交流などの場合、請求者の安全と管理体制を確認し、あらかじめ本人の同意を得て開示することがあります。その場合、健康管理、出身などの情報については、一切非公開とします。

①教育指導

外国語教育などにおけるe−ラーニング、検定試験および実務実習などにおいて、公共機関や学外の関連業者に教育を委託する場合。

②学友会およびクラブ活動

学生の指導、相互交流をはかるための課外活動において必要な場合は、指導教員または担当事務局が責任を持って管理することを条件に、学生氏名、学籍番号、連絡先のリストを作成する場合。

③同窓会活動および同窓会の経営する株式会社デュオの営業

本学の同窓会である一般社団法人獨協大学同窓会の諸活動(会員名簿の管理、会報の発行および発送、支部の運営、在学生支援、卒業アルバム製作および配布)ならびに同窓会が学内において支援サービスのため設立している株式会社デュオの業務(学生総合保険、書籍販売、旅行斡旋、不動産紹介、印刷請負)実施のため必要な場合。

④ゼミ、クラスおよび学友会、クラブ活動における卒業生同士の会合

大学を卒業、中退した者が相互の懇親のための会合を持つ場合等で、一般社団法人獨協大学同窓会を通じての依頼または所属した指導教員からの文書による依頼があった場合。なお、必要に応じて個別に本人の同意確認をおこなう場合があります。また、同窓会が代行して本人の意思確認をおこなうことがあります。

5.データ内容の正確性の確保・安全管理措置・情報システムにおける個人情報の電子計算機処理

 学生個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ち、個人情報漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。  個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合は、その取り扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督をおこないます。

6.開示・訂正要求等

(1)開示

 学生本人から当該学生が識別される個人情報の開示を求められたときは、本人に対し遅滞なく当該個人データを開示します。ただし、開示しないことが相当であるときは、学生個人データの全部または一部について開示しないことがあります。その際、本人に対して遅滞なく理由を付してその旨を通知します。
 なお、開示を求められた場合、本人確認のため学生証、パスポート等の身分証明書の提示を求めることがあります。

(2)訂正等

 学生本人から、当該学生が識別される個人情報の内容が事実でないという理由によって、当該学生個人情報の訂正、追加または削除を求められたときには、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該学生個人情報の訂正等をおこないます。

7.管理、組織体制

 保護管理者(学長)は、本学における個人情報の適正な取り扱い(収集、利用、提供、削除等)を司る責任を有します。維持管理者は、その所管する業務の範囲内における個人情報の収集および維持管理に関し、「個人情報の保護に関する規程」の定めに従い、適正に取り扱う責任を有します。情報管理者は、情報システムにおける個人情報を適正に管理運用する責任を有します。個人情報保護にかかる重要事項の審議をするため、個人情報保護委員会が設置されています。委員会の所管は総務課です。

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